Acord de tractament de dades

Què és aquest acord

Aquest és l’acord que l’article 28(3) del Reglament (UE) 2016/679 (RGPD) exigeix entre un responsable del tractament i el seu encarregat. S’aplica sempre que un estudi fa servir ArquiFlow per guardar o treballar amb dades personals d’altres persones — els seus clients, qui assisteix a una visita d’obra, qui surt en una fotografia. Sobre aquestes dades l’estudi és el responsable i ArquiFlow és l’encarregat del tractament.

Sobre les dades que et fan titular d’un compte — el teu nom, el teu accés, la teva pertinença a un estudi, la teva subscripció — el responsable és ArquiFlow, i se n’ocupa la política de privacitat i no aquesta pàgina.

Es formalitza per l’ús del servei: forma part dels termes del servei i no necessita signatura. L’estudi que necessiti una còpia signada la demana a architectureminutes@gmail.com i l’hi enviem signada per la nostra banda.

És vigent mentre l’estudi faci servir el servei. Comença la primera vegada que l’estudi puja alguna cosa relativa a una altra persona, i el tractament acaba quan el material se suprimeix o es retorna, tal com descriu més avall la secció de finalització.

Aquest acord es publica en anglès, castellà i català. La versió castellana és l’autèntica; les altres dues són traduccions ofertes per comoditat.

Objecte, naturalesa i finalitat del tractament

L’objecte és l’elaboració d’una acta — d’obra, de visita d’inspecció, de reunió, de seguretat o de qualitat, una ITE/IEE, un dictamen o una petició de canvi — a partir d’allò que un estudi puja sobre un dels seus projectes, juntament amb la feina de projecte que l’envolta: pressupostos, plànols, ofertes de proveïdors i consultes fetes als documents propis del projecte.

Aquestes són les operacions que ArquiFlow fa sobre el material de l’estudi.

• Guardar allò que l’estudi puja i allò que el servei en produeix.
• Transcriure un enregistrament d’una visita d’obra o d’una reunió.
• Descriure una fotografia d’obra i col·locar-la a l’acta.
• Redactar el text de l’acta i generar el PDF que l’estudi emet.
• Enviar el PDF emès a les parts que l’estudi hi indica.
• Extreure el text d’un plànol, un document tècnic o una oferta de proveïdor pujats, i comparar ofertes.
• Indexar una acta emesa i respondre consultes fetes sobre els documents propis del projecte.
• Consultar la referència cadastral d’una adreça que l’estudi escriu.

ArquiFlow les fa per a l’estudi i per a cap finalitat pròpia. Res del que un estudi puja no es ven ni es mostra a un altre estudi: cada lectura queda limitada a l’estudi propietari del registre, i aquest límit s’imposa per sota de les funcions en lloc de deixar-lo a cadascuna.

Categories de dades personals i d’interessats

Les categories són allò que l’estudi introdueix al servei. A la pràctica, aquestes.

• Dades identificatives i de contacte — noms, càrrecs, telèfons i adreces de correu, en una acta, en una petició per signar-la, o en un plànol, un document tècnic o una oferta de proveïdor.
• Veu — l’enregistrament d’una visita d’obra o d’una reunió i la transcripció que se’n fa, que recullen què es va dir i qui ho va dir.
• Imatges — fotografies d’obra, que poden mostrar qui hi era, i les descripcions escrites a partir d’elles.
• Localització — l’adreça d’una obra i la referència cadastral consultada a partir d’ella, que identifica un immoble i, a través d’ell, sovint qui el posseeix.
• Text lliure — tota la resta que l’estudi escriu o puja: observacions, decisions, instruccions, incidències.

I les persones a qui es refereixen aquestes dades.

• Els clients de l’estudi i qui hi treballa per a ells.
• Propietaris, ocupants i veïns esmentats en una acta.
• Les persones presents en una visita d’obra o una reunió la veu de les quals recull l’enregistrament.
• Les persones visibles en una fotografia d’obra.
• Les persones de contacte d’un proveïdor l’oferta del qual puja l’estudi.
• Qualsevol altra persona que l’estudi esmenti en allò que puja.

El servei no està construït per a les categories especials de dades de l’article 9 del RGPD — salut, afiliació sindical, dades biomètriques emprades per identificar algú — i un estudi no les ha d’introduir. L’enregistrament d’una visita és veu, no un identificador biomètric: res del servei no mesura una veu per reconèixer una persona.

Tractament només segons les instruccions de l’estudi — art. 28(3)(a)

ArquiFlow tracta les dades únicament seguint les instruccions documentades de l’estudi, també pel que fa a una transferència a un tercer país. Les instruccions documentades són aquest acord, els termes del servei i l’ús que l’estudi fa de les funcions: pujar un enregistrament és la instrucció de transcriure’l, emetre una acta és la instrucció de generar-ne el PDF i enviar-lo a les parts que hi consten, i preguntar sobre un projecte és la instrucció de cercar en aquell projecte.

No hi ha cap altre canal d’instruccions ni cal. L’estudi que vulgui alguna cosa fora d’elles escriu a architectureminutes@gmail.com, i allò que acordem queda documentat en aquest intercanvi.

Si creiem que una instrucció infringeix la normativa europea o espanyola de protecció de dades, ho diem i no l’executem. Quan la normativa europea o espanyola ens obligui a tractar les dades per una raó pròpia, ho diem a l’estudi abans de fer-ho, tret que la mateixa norma prohibeixi dir-l’hi.

Confidencialitat — art. 28(3)(b)

Tota persona amb accés a les dades està obligada a mantenir-les confidencials, i aquesta obligació sobreviu a la seva feina al servei.

L’accés a les dades de producció es limita a qui opera el servei, s’exerceix mitjançant una connexió administrativa a l’únic servidor que es descriu més avall, i s’utilitza per mantenir el servei en marxa. Ningú de ArquiFlow no llegeix un enregistrament, una acta o un document d’un estudi tret que l’estudi demani per escrit ajuda amb un de concret, o que la llei ens hi obligui.

Mesures de seguretat — art. 28(3)(c) i art. 32(1)

Aquestes són les mesures implantades. Es descriuen perquè un estudi les pugui jutjar, en lloc de resumir-les com una promesa.

• El trànsit entre un navegador i el servei va per TLS, amb un certificat emès i renovat automàticament a la vora.
• Les contrasenyes es guarden com un resum d’un sol sentit i mai en forma llegible. La sessió iniciada es transporta en galetes que el JavaScript del navegador no pot llegir i que, en producció, només s’envien per HTTPS.
• Els registres de cada estudi estan separats a la base de dades per un filtre que s’aplica a les consultes que els llegeixen i que no encaixa amb cap registre quan no hi ha estudi en context — així, una consulta que s’oblida d’indicar l’estudi no retorna res en lloc de retornar-ho tot.
• Els fitxers viuen en un magatzem d’objectes privat, sota claus que genera el servidor i no claus que un client pugui endevinar. Un fitxer se serveix a través de l’aplicació, que comprova abans a quin estudi pertany, i mai des d’una adreça pública.
• Allò que un membre pot fer dins d’un estudi segueix el rol que l’estudi li va donar, comprovat de nou al servidor a cada acció i no només amagat a la interfície.
• El nostre propi registre d’una crida d’IA guarda un resum — quin model, quina tasca, temps, recompte de tokens i un hash — i no la transcripció ni el text del document. Un test ho imposa.

Allò que encara no està implantat: no hi ha còpia de seguretat programada de la base de dades, de manera que la capacitat de restaurar les dades després d’una fallada de maquinari descansa en la infraestructura del proveïdor d’allotjament i no en una còpia nostra. Consta a la llista d’operacions com una cosa pendent d’afegir, i aquesta secció canviarà quan s’afegeixi. A un estudi li serveix més saber-ho que suposar el contrari.

Subencarregats — art. 28(2), art. 28(3)(d) i art. 28(4)

L’estudi dona la seva autorització general per escrit, d’acord amb l’article 28(2) del RGPD, perquè ArquiFlow recorri als subencarregats que s’enumeren aquí. A cadascun se li exigeixen per contracte les mateixes obligacions de protecció de dades que aquest acord imposa a ArquiFlow, com exigeix l’article 28(4) del RGPD, i ArquiFlow respon davant l’estudi d’allò que faci un subencarregat. L’última columna enllaça els termes de cada proveïdor, perquè on tracta les dades una empresa és un fet d’aquella empresa i no l’afirmem en nom seu.

Avisem els estudis per correu amb almenys 30 dies d’antelació abans d’afegir o substituir un subencarregat. L’estudi que s’hi oposi per motius raonables de protecció de dades ho diu dins d’aquest termini, i si no li podem oferir una alternativa pot donar per acabada la seva subscripció sense res més a pagar.

El proveïdor del servidor és la fila que una llista com aquesta omet més sovint i menys es pot permetre ometre: hi passen totes les categories anteriors. La seva jurisdicció consta com a per confirmar, i s’omple — aquí, en aquesta mateixa taula — abans que el servei rebi el primer pagament real.

Transferències fora de l’Espai Econòmic Europeu — art. 46(2)(c)

Alguns dels subencarregats anteriors són fora de l’EEE, i l’autorització general de l’estudi cobreix aquestes transferències. Això és allò en què es basa cadascuna.

• Els Estats Units — Groq, OpenAI, Google i les operacions nord-americanes de Paddle. OpenAI rep a més el contingut que rep DeepSeek, per a una petició que DeepSeek no respon. La garantia són les clàusules contractuals tipus de la Comissió Europea d’acord amb l’article 46(2)(c) del RGPD, incorporades als termes de tractament de dades de cada proveïdor; quan un proveïdor està certificat en el Marc de Privadesa de Dades UE-EUA, s’aplica aquella certificació.
• La Xina — DeepSeek, que rep transcripcions, text d’actes, consultes de normativa, text d’ofertes de proveïdors i incidències dictades. La Comissió Europea no ha adoptat cap decisió d’adequació per a la Xina, així que la transferència es basa en clàusules contractuals tipus d’acord amb l’article 46(2)(c) del RGPD. Diem clarament que allò que aquestes clàusules aconsegueixen a la pràctica pot ser més feble que dins de l’EEE.

L’estudi que no pugui acceptar una transferència a CN no pot fer servir la transcripció i la redacció tal com estan construïdes avui: no hi ha cap mode només-EEE al qual canviar. Val la pena llegir-ho abans de pujar un enregistrament i no després, perquè és l’estudi qui decideix què entra en un enregistrament o en un document.

Demana’ns a architectureminutes@gmail.com la garantia en què es basa qualsevol proveïdor concret i t’enviem allò que tinguem.

Ajuda amb la sol·licitud d’un interessat — art. 28(3)(e)

Si algú de qui un estudi va pujar dades exerceix un dret — accés, rectificació, supressió, limitació del tractament, oposició o portabilitat — li respon l’estudi: l’estudi és el responsable i té la relació amb aquella persona. ArquiFlow l’assisteix, tenint en compte la naturalesa del tractament, perquè l’estudi pugui respondre dins del mes que li concedeix l’article 12(3) del RGPD.

L’assistència es dona a mà. Escriu a architectureminutes@gmail.com des d’una adreça del compte de l’estudi, indica el projecte i la persona, i digues què demana la sol·licitud. Localitzem el material, diem a l’estudi on és — un enregistrament, una transcripció, una acta, una fotografia, una entrada de l’índex — i després el suprimim o li enviem una còpia, en deu dies laborables des d’una sol·licitud clara, cosa que deixa a l’estudi la resta del seu mes.

Per a això no hi ha cap botó. El servei no té cap mecanisme d’autoservei d’accés, supressió o portabilitat, i abans que donar a entendre que existeix diem clarament que una sol·licitud escrita és l’única via i que l’atén una persona.

Si un interessat ens escriu directament, no responem en lloc de l’estudi: li diem que s’adreci a l’estudi, i expliquem a l’estudi que ha passat, tret que la llei exigeixi una altra cosa.

Seguretat, bretxes i avaluacions d’impacte — art. 28(3)(f)

ArquiFlow assisteix l’estudi en les seves pròpies obligacions dels articles 32 a 36 del RGPD, atesa la naturalesa del tractament i allò que tenim.

• Una violació de la seguretat de les dades personals — avisem l’estudi sense dilació indeguda després de tenir-ne constància, com exigeix l’article 33(2) del RGPD, amb allò que sapiguem: què ha passat, quines categories i aproximadament quantes persones i registres hi ha implicats, les conseqüències probables i què estem fent. Notificar-ho a l’AEPD o a les persones afectades és decisió de l’estudi, i li donem allò que necessiti per prendre-la.
• Una avaluació d’impacte — responem per escrit a preguntes escrites sobre com funciona el tractament, què va on i amb quina garantia, perquè l’estudi la pugui fer. L’estudi que enregistra persones que no saben que aquest servei existeix és precisament el cas per fer-la.
• La consulta prèvia a una autoritat de control — facilitem la mateixa informació.

Res d’això no converteix ArquiFlow en el delegat de protecció de dades de l’estudi, i res d’això no és assessorament jurídic.

Supressió o retorn quan acaba el tractament — art. 28(3)(g)

Quan el servei acaba — l’estudi tanca el seu compte, o la seva subscripció caduca — l’estudi tria: suprimim allò que va pujar i allò que el servei en va produir, o li retornem una còpia i després ho suprimim. Demana-ho a architectureminutes@gmail.com i ho fem en 30 dies des d’una sol·licitud clara.

Fins que arribi aquesta sol·licitud, el material continua on és. Aquesta és la clàusula que un acord com aquest sol redactar com si passés tota sola, i aquí no passa: cap procés programat no esborra res, tancar un compte el marca com a tancat i deixa al seu lloc les actes, les fotografies, els plànols i els fitxers de l’estudi, i una transcripció sobreviu a l’enregistrament del qual va sortir. L’única caducitat automàtica de tot el sistema és una memòria cau d’una hora per a les respostes a consultes de normativa.

Així que l’estudi que vulgui que el material desaparegui ho ha de demanar — i demanar-ho n’hi ha prou. Després només conservem allò que la normativa europea o espanyola ens obliga a conservar: els registres comptables i fiscals de la subscripció, que són dades de compte i pertanyen a la política de privacitat i no a aquest acord.

Informació i auditoria — art. 28(3)(h)

ArquiFlow posa a disposició la informació necessària per demostrar que aquest acord es respecta, i se sotmet a les auditories i inspeccions de l’estudi o d’un auditor que aquest designi.

A la pràctica són preguntes per escrit respostes per escrit, i aquesta pàgina: cada secció nomena els fitxers del nostre propi codi que sustenten allò que diu, i un test resol totes aquestes rutes i fa fallar la compilació quan una d’elles es mou.

Una auditoria que arribi als sistemes mateixos es concerta amb antelació, en un moment raonable, amb confidencialitat, i no més d’una vegada l’any tret que una bretxa o la petició d’una autoritat de control en faci necessària una altra. No pot abastar les dades d’un altre estudi, i això és l’única cosa que refusem.

Un límit que val la pena nomenar: donar de baixa un membre

Un administrador d’estudi pot donar de baixa un membre. Això fa dues coses a la vegada: acaba la pertinença a l’estudi i tanca el compte sencer d’aquella persona a la plataforma — no només el seu accés a aquell estudi.

Consta en aquest acord perquè és l’únic punt en què una instrucció del responsable arriba a un interessat del qual ArquiFlow és al seu torn responsable: el titular del compte. L’executem, perquè l’estudi decideix qui és al seu equip; allò que la persona afectada pot fer amb el seu propi compte és a la política de privacitat. L’administrador que només pretengui acabar l’accés d’algú a un projecte ha de saber que això és el que fa l’acció.

Canvis en aquest acord

La data de la capçalera és el dia en què va canviar per última vegada. Un canvi que afecti les obligacions d’un estudi, o la llista de subencarregats, s’anuncia per correu abans que tingui efecte. Un canvi que només aclareix el mateix es publica aquí.

Qualsevol cosa sobre aquest acord, inclosa la petició d’una còpia signada per la nostra banda, va a architectureminutes@gmail.com.